ટ્રસ્ટ ફર્મ, બેંક અથવા અન્ય સમાન સંસ્થાને કોર્પોરેશન દ્વારા દરેક રોકાણકારના એકાઉન્ટ બૅલેન્સને ટ્રેક કરવા અને રોકાણકારના નાણાંકીય રેકોર્ડ્સને મેનેજ કરવા માટે ટ્રાન્સફર એજન્ટ તરીકે નિયુક્ત કરવામાં આવે છે. ટ્રાન્સફર એજન્ટ ટ્રાન્ઝૅક્શનનો ટ્રૅક રાખે છે, રદ કરે છે અને સર્ટિફિકેટ જારી કરે છે, ઇન્વેસ્ટર મેઇલિંગની પ્રક્રિયા કરે છે અને અન્ય વિવિધ ઇન્વેસ્ટરની મુશ્કેલીઓની કાળજી લે છે, જેમ કે જે ખોવાઈ ગયેલ અથવા ચોરાઈ ગયેલા પ્રમાણપત્રો ફરીથી જારી કરે છે.
રોકાણકારોને સમયસર તેમના ડિવિડન્ડ અને વ્યાજની ચુકવણી મળે તેની ખાતરી કરવા માટે, એજન્ટો અને રજિસ્ટ્રાર નજીકથી સહયોગ કરે છે. મ્યુચ્યુઅલ ફંડ શેરધારકોને રોકાણ નિવેદનોના માસિક મોકલવાનું પણ ટ્રાન્સફર એજન્ટો દ્વારા સંચાલિત કરવામાં આવે છે. સામાન્ય અને પસંદગીના શેરધારકો કોર્પોરેટ મર્જર અને કંપનીના વેચાણ જેવા નોંધપાત્ર કોર્પોરેટ નિર્ણયો પર મતદાન કરવા માટે હકદાર છે. શેરધારકોને પ્રોક્સી માહિતી પ્રદાન કરનાર ટ્રાન્સફર એજન્ટો, આ વોટ્સની સુવિધા આપે છે.
ટ્રાન્સફર એજન્ટ શેરધારકોને વાર્ષિક અહેવાલો પણ પ્રદાન કરે છે, જેમાં કંપનીઓના ઑડિટ કરેલા નાણાંકીય એકાઉન્ટનો સમાવેશ થાય છે. વધુમાં, વર્ષના અંતમાં, ટ્રાન્સફર એજન્ટ્સ અને રજિસ્ટ્રાર્સ સંઘીય કર માહિતી પ્રદાન કરવા માટે એકસાથે કામ કરે છે, જેમાં ડિવિડન્ડ્સ અને ચૂકવેલ વ્યાજની વિગતો તેમજ વર્ષભર કરેલા સુરક્ષા ટ્રાન્સફર વિશેની માહિતી શામેલ છે.
