जमा हुए खर्च

अकाउंटिंग और फाइनेंशियल रिपोर्टिंग के क्षेत्र में, उपार्जित खर्च बिज़नेस के फाइनेंशियल स्वास्थ्य के सही और उचित दृष्टिकोण को पेश करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं. ये ऐसे खर्च हैं जो अकाउंटिंग अवधि के दौरान किए गए हैं, लेकिन इनवॉइस जैसे औपचारिक डॉक्यूमेंटेशन के माध्यम से अभी तक भुगतान या रिकॉर्ड नहीं किए गए हैं. अकाउंटिंग के अक्रूअल बेसिस के तहत मान्यता प्राप्त खर्च यह सुनिश्चित करते हैं कि लागत उनके राजस्व से मेल खाती है, चाहे कैश वास्तव में डिस्बर्स किया जाए. उदाहरण के लिए, अगर कोई कंपनी मार्च में सेवाएं प्राप्त करती है लेकिन अप्रैल में उनके लिए भुगतान करने की योजना बनाती है, तो अभी भी अकाउंटिंग की सटीकता बनाए रखने के लिए मार्च में खर्च रिकॉर्ड करना चाहिए. सामान्य उदाहरणों में जमा वेतन, देय ब्याज, यूटिलिटी बिल और बकाया टैक्स शामिल हैं. उपार्जित खर्चों को आमतौर पर कंपनी की बैलेंस शीट पर वर्तमान देयताओं के रूप में सूचीबद्ध किया जाता है और वैश्विक स्तर पर भारत या आईएफआरएस जैसे अकाउंटिंग मानकों के अनुपालन के लिए महत्वपूर्ण है. उनकी समय पर मान्यता फाइनेंशियल पारदर्शिता में सुधार करती है, बेहतर पूर्वानुमान में मदद करती है, और सही लाभ की गणना सुनिश्चित करती है.

उपार्जित खर्च क्या हैं?

उपार्जित खर्च वह खर्च होता है, जो कंपनी द्वारा किए गए हैं, लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया गया है या औपचारिक रूप से अकाउंटिंग अवधि के अंत तक रिकॉर्ड नहीं किया गया है. ये खर्च तब उत्पन्न होते हैं जब माल या सेवाएं प्राप्त होती हैं, लेकिन संबंधित भुगतान या बिल अभी तक जारी नहीं किया गया है. अकाउंटिंग के अक्रूअल बेसिस के तहत, बिज़नेस को ऐसे खर्चों को पहचानना होगा, जिस अवधि में वे किए जाते हैं, न कि कैश का भुगतान वास्तव में किया जाता है. यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी के फाइनेंशियल स्टेटमेंट उस अवधि के लिए सभी देयताओं और खर्चों को सटीक रूप से दिखाते हैं. उपार्जित खर्च आमतौर पर बैलेंस शीट में "वर्तमान देयताएं" के तहत दिखाए जाते हैं और इसमें भुगतान न किए गए वेतन, अर्जित ब्याज, किराया, टैक्स और यूटिलिटी शुल्क जैसे आइटम शामिल हो सकते हैं. भारतीय संदर्भ में, आयकर अधिनियम, 1961 के तहत भारतीय लेखा मानकों (इंड एएस) और कर विनियमों का पालन करने के लिए, विशेष रूप से ऑडिट के अधीन व्यवसायों के लिए उपार्जित खर्चों को पहचानना आवश्यक है. इन्हें सटीक रूप से रिकॉर्ड करने में विफलता के कारण गलत फाइनेंशियल परिणाम हो सकते हैं, जिससे टैक्स गणना से लेकर इन्वेस्टर के विश्वास तक सब कुछ प्रभावित हो सकता है.

वे फाइनेंस में क्यों महत्वपूर्ण हैं?

उपार्जित खर्च बिज़नेस को समय-समय पर अपने खर्चों से मेल खाने की अनुमति देते हैं, जब कैश का भुगतान किया जाता है. यह दृष्टिकोण वित्तीय स्वास्थ्य की स्पष्ट, अधिक सटीक तस्वीर देता है - विशेष रूप से अक्रूअल अकाउंटिंग का उपयोग करने वाली कंपनियों के लिए.

अवधारणा को समझना

एक्रुअल बनाम कैश अकाउंटिंग

एक्रुअल अकाउंटिंग और कैश अकाउंटिंग दो बुनियादी तरीके हैं, जिनका उपयोग फाइनेंशियल ट्रांज़ैक्शन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, जो समय के लिए एक अलग दृष्टिकोण को दर्शाता है. अक्रूअल अकाउंटिंग में, राजस्व और खर्च जब अर्जित या किए जाते हैं, तब रिकॉर्ड किए जाते हैं, चाहे कैश वास्तव में प्राप्त हो या भुगतान किया गया हो. यह विधि मैचिंग सिद्धांत के साथ मेल खाती है, यह सुनिश्चित करती है कि आय और संबंधित खर्चों को एक ही अकाउंटिंग अवधि में पहचाना जाता है, जिससे कंपनी के फाइनेंशियल परफॉर्मेंस का अधिक सटीक और व्यापक दृष्टिकोण प्रदान किया जाता है. दूसरी ओर, कैश अकाउंटिंग रिकॉर्ड ट्रांज़ैक्शन केवल तभी होते हैं जब कैश में बदलाव होता है, प्राप्त होने पर हाथ-रेवेन्यू की पहचान की जाती है, और भुगतान किए जाने पर खर्चों को रिकॉर्ड किया जाता है. हालांकि कैश अकाउंटिंग आसान है और अक्सर छोटे बिज़नेस और व्यक्तियों द्वारा उपयोग किया जाता है, लेकिन यह किसी एंटरप्राइज़ की वास्तविक फाइनेंशियल स्थिति को नहीं दिखा सकता है, विशेष रूप से अगर महत्वपूर्ण देय या प्राप्तियां होती हैं. भारत में, कंपनी अधिनियम, 2013 द्वारा नियंत्रित कंपनियां और भारतीय लेखा मानकों (इंड एएस) का पालन करने के लिए आवश्यक कंपनियों को संचय विधि का उपयोग करना अनिवार्य है, जिससे यह वैधानिक ऑडिट के अधीन बड़े संगठनों और संस्थाओं के लिए मानक बनाता है.

उपार्जित खर्च कैसे काम करते हैं

• समय-आधारित मान्यता: जब भुगतान किया जाता है, तब नहीं, बहियों में जमा हुए खर्चों को रिकॉर्ड किया जाता है. यह कंपनियों को दिए गए अकाउंटिंग अवधि के लिए ऑपरेशन की वास्तविक लागत को दर्शाने की अनुमति देता है.
• लायबिलिटी क्रिएशन: जब कोई खर्च जमा होता है, तो इसे बैलेंस शीट पर वर्तमान देयता के रूप में माना जाता है. यह दर्शाता है कि कंपनी पहले से ही प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं के लिए एक निश्चित राशि का बकाया है.
• मैचिंग प्रिंसिपल कम्प्लायंस: उपार्जित खर्च अकाउंटिंग के मैचिंग सिद्धांत का पालन सुनिश्चित करते हैं, जिसके लिए आवश्यक है कि खर्चों को उसी अवधि में रिकॉर्ड किया जाए, जैसे वे रेवेन्यू जनरेट करने में मदद करते हैं.
• जर्नल एंट्री फॉर्मेट: एक आम प्रविष्टि में खर्च खाते को डेबिट करना (जैसे वेतन खर्च) और संचित देयता खाते (जैसे, जमा वेतन देय) को क्रेडिट करना शामिल है.
• अगली अवधि में रिवर्सल: बाद की अवधि में वास्तविक भुगतान करने के बाद, देयता खाते को डेबिट करके और कैश या बैंक खाते को क्रेडिट करके अर्जित देयता को क्लियर किया जाता है.

उपार्जित खर्चों के प्रकार

• अर्जित वेतन और मजदूरी: ये कर्मचारी क्षतिपूर्ति राशि हैं जो एक अवधि के दौरान अर्जित की गई है लेकिन उस अवधि के अंत तक अभी तक भुगतान नहीं किया गया है. उदाहरण के लिए, अप्रैल में भुगतान किए गए मार्च के पिछले सप्ताह के वेतन मार्च के खातों में जमा वेतन के रूप में दर्ज किए जाते हैं.
• अर्जित ब्याज: यह उस ब्याज को दर्शाता है जो लोन या उधार पर जमा हुआ है, लेकिन अभी तक भुगतान या बिल नहीं किया गया है. अगर भविष्य की तिथि के लिए ब्याज का भुगतान निर्धारित किया जाता है, तो भी इसे उधार लेने की लागत को दर्शाने के लिए रिकॉर्ड किया जाता है.
• अर्जित किराया: जब कोई कंपनी किसी प्रॉपर्टी पर कब्जा करती है और किराए का भुगतान अगले महीने में देय होता है, तो वर्तमान अवधि के लिए भुगतान न किए गए किराये को सही कब्जे की लागत को दर्शाने के लिए उपार्जित खर्च के रूप में माना जाता है.
• अर्जित टैक्स: इनमें GST, TDS या कॉर्पोरेट इनकम टैक्स देयताएं जैसे टैक्स शामिल हैं जो देय हैं लेकिन अभी तक फाइनेंशियल अवधि के अंत में भुगतान नहीं किए गए हैं. उन्हें भारतीय कानून के तहत वैधानिक और टैक्स नियमों का पालन करने के लिए जमा किया जाना चाहिए.
• अर्जित उपयोगिताएं: बिजली, पानी, गैस या इंटरनेट सेवाओं से संबंधित खर्च जो एक अवधि के दौरान उपयोग किए जाते हैं, लेकिन अभी तक यूटिलिटी प्रदाता द्वारा बिल नहीं किए गए हैं, उन्हें उपार्जित उपयोगिताएं माना जाता है और उसके अनुसार रिकॉर्ड किया जाना चाहिए.

भारतीय संदर्भ में निहितार्थ

• Ind AS के तहत अनिवार्य: भारतीय कंपनियों, विशेष रूप से कंपनी अधिनियम, 2013 के तहत कवर किए गए और भारतीय अकाउंटिंग मानकों (इंड एएस) का पालन करना आवश्यक है, को सटीक अवधि-आधारित रिपोर्टिंग सुनिश्चित करने के लिए अर्जित खर्चों को रिकॉर्ड करना होगा. यह वैधानिक रिपोर्टिंग और ऑडिट के लिए अनिवार्य एक्रुअल आधार के साथ मेल खाता है.
• इनकम टैक्स एक्ट, 1961 के तहत टैक्स अनुपालन: इनकम टैक्स एक्ट के सेक्शन 43B के अनुसार, कुछ खर्च (जैसे वैधानिक देय राशि, बोनस, छुट्टी कैशमेंट) न केवल जमा किए जाएंगे, बल्कि टैक्स उद्देश्यों के लिए कटौती के रूप में निर्धारित समय-सीमा के भीतर भी भुगतान किया जाना चाहिए. ऐसा करने में विफलता से खर्चों की अस्वीकृति और अधिक टैक्स योग्य आय हो सकती है.
• जीएसटी देयताएं: अर्जित GST से संबंधित खर्च (जैसे रिवर्स चार्ज देयताएं) को मान्यता दी जानी चाहिए, भले ही टैक्स भुगतान अगले महीने के लिए निर्धारित किया गया हो, यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी GST फाइलिंग की समय-सीमा का अनुपालन करती है.
• जमा होने पर टीडीएस कटौती: भारतीय टैक्स कानूनों के तहत, स्रोत पर काटा गया टैक्स (टीडीएस) दायित्व अक्सर प्रोफेशनल फीस, किराया या ब्याज जैसे कुछ खर्चों को जमा करने के समय उत्पन्न होते हैं, न कि जब उनका भुगतान किया जाता है. इसलिए देयता रिकॉर्ड होने पर कंपनियों को टीडीएस काटना और जमा करना होगा.
• ऑडिट और नियामक जांच: भारत में ऑडिटर और नियामक सटीकता के लिए उपार्जित खर्चों की बारीकी से जांच करते हैं. गलत स्टेटमेंट या नॉन-रेकॉर्डिंग से SEBI या MCA जैसे नियामक निकायों के साथ योग्य ऑडिट राय, दंडात्मक कार्रवाई या अनुपालन जोखिम हो सकते हैं.

उपार्जित खर्चों के साथ चुनौतियां

• अनुमान त्रुटियां: अर्जित खर्च अक्सर वास्तविक बिल या बिल की अनुपस्थिति में अनुमानों पर निर्भर करते हैं. गलत पूर्वानुमान के कारण अतिरिक्त या कम देयताएं हो सकती हैं, जो फाइनेंशियल स्टेटमेंट को विकृत कर सकती हैं और स्टेकहोल्डर को भ्रामक कर सकती हैं.
• मैनुअल रिकॉर्डिंग जोखिम: ऐसे बिज़नेस में जहां अकाउंटिंग मैनुअल रूप से या बेसिक सिस्टम के माध्यम से किया जाता है, उपार्जित खर्च डेटा एंट्री की गलतियों, डुप्लीकेशन या ओमिशन की संभावना होती है, जो गलतियों की रिपोर्ट करने का जोखिम बढ़ता है.
• ऑडिट और अनुपालन संबंधी समस्याएं: क्योंकि अर्जित खर्च लाभ और हानि अकाउंट और बैलेंस शीट दोनों को प्रभावित करते हैं, इसलिए ऑडिटर उनकी सावधानीपूर्वक जांच करते हैं. उचित डॉक्यूमेंटेशन, धारणाओं या उचितता की कमी से ऑडिट योग्यताएं या नियामक लाल ध्वज हो सकते हैं.
• सुलह में कठिनाइयां:अर्जित खर्चों को ट्रैक करना और अगली अवधि में वास्तविक बिल या भुगतान के साथ उन्हें मैच करना समय ले सकता है. बार-बार मेल नहीं खाता या अनकॉन्सिल्ड आइटम के कारण अकाउंटिंग बैकलॉग या बुक बंद होने में देरी हो सकती है.
• टैक्स कटौतियों के साथ गलतफहमी:अगर इनकम टैक्स एक्ट, 1961 के सेक्शन 43B के तहत निर्दिष्ट समय-सीमा के भीतर उपार्जित खर्चों का भुगतान नहीं किया जाता है, तो उन्हें कटौती के रूप में अनुमति नहीं दी जा सकती है, जिससे कंपनी की टैक्स देयता बढ़ जाती है.

अर्जित खर्चों को मैनेज करने के लिए सर्वश्रेष्ठ प्रथाएं

• स्पष्ट संचय नीतियां स्थापित करें: कंपनियों को विभागों में अर्जित खर्चों की पहचान करने और रिकॉर्डिंग करने के लिए मानक नीतियां और कट-ऑफ प्रक्रियाओं को लागू करना चाहिए. यह एक समान उपचार सुनिश्चित करता है और महीने के अंत या वर्ष के अंत में बंद होने के दौरान भ्रम को कम करता है.
• अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर या ईआरपी सिस्टम का उपयोग करें: विश्वसनीय अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर (जैसे टैली, क्विकबुक या SAP) के माध्यम से अक्रूअल प्रोसेस को ऑटोमेट करना मैनुअल गलतियों को कम करने में मदद करता है, समय पर एंट्री सुनिश्चित करता है, और वेतन, किराया या ब्याज जैसे रिकरिंग एक्रूअल के लिए पूर्वनिर्धारित नियमों का उपयोग करके सटीकता में सुधार करता है.
• नियमित सुलह और समीक्षा: उपार्जित खर्चों और वास्तविक बिल या भुगतानों के बीच मासिक या तिमाही समाधान करने से डुप्लीकेशन या लंबे समय तक भुगतान न किए गए देयताओं को रोकने में मदद मिलती है. यह बाद की अवधि में उपलब्ध राशि को उचित रूप से वापस करने में भी मदद करता है.
• मजबूत सहायक डॉक्यूमेंटेशन बनाए रखें: प्रत्येक अर्जित प्रवेश के लिए, अनुबंध, आंतरिक मेमो, अनुमान या सेवा रिकॉर्ड जैसे सहायक साक्ष्य बनाए रखें. यह ऑडिट के दौरान और आंतरिक नियंत्रण अनुपालन के लिए महत्वपूर्ण है.
• विभागीय इनपुट शामिल करें: फाइनेंस टीमों को अनबिल्ड सेवाओं या लागतों की पहचान करने के लिए अन्य विभागों (जैसे, एचआर, खरीद, एडमिन) के साथ सहयोग करना चाहिए. क्रॉस-फंक्शनल कोऑर्डिनेशन से एक्रुअल रिकॉर्ड की पूर्णता में सुधार होता है.

उपार्जित खर्चों को मैनेज करने के लिए टेक्नोलॉजिकल टूल

• एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) सिस्टम: SAP, Oracle NetSuite और Microsoft Dynamics जैसे मजबूत ERP प्लेटफॉर्म अकाउंटिंग सहित विभिन्न बिज़नेस फंक्शन को एकीकृत करते हैं, और ऑटोमेटेड एक्रूअल ट्रैकिंग की अनुमति देते हैं. ये सिस्टम रिकरिंग एक्रुअल एंट्री जनरेट कर सकते हैं, रिवर्सल शिड्यूल कर सकते हैं और वास्तविक समय में बजट या लागत केंद्रों से खर्चों को लिंक कर सकते हैं.
• क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर: टैली प्राइम, क्विकबुक, जोहो बुक और ज़ीरो जैसे टूल छोटे और मध्यम आकार के बिज़नेस के लिए तैयार किए गए यूज़र-फ्रेंडली इंटरफेस और फीचर प्रदान करते हैं. ये टूल रिकरिंग अर्जित खर्चों (जैसे किराए, वेतन और ब्याज) के स्वचालित पोस्टिंग को सक्षम करते हैं, जो मैनुअल जर्नल एंट्री पर निर्भरता को कम करते हैं.
• एक्सपेंस मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म: महंगाई, SAP कॉनकर और ज़ोहो खर्च जैसे सॉफ्टवेयर कर्मचारी के रीइम्बर्समेंट, यात्रा के खर्च और वेंडर के बिल को सुव्यवस्थित करते हैं. वे इनवॉइस सबमिट या अप्रूव होने से पहले अनपोस्ट किए गए खर्चों की पहचान करने और लागत को ऑटोमेट करने में मदद करते हैं.

निष्कर्ष

उपार्जित खर्च, हालांकि अक्सर सीन के पीछे काम करते हैं, सही फाइनेंशियल रिपोर्टिंग और ज़िम्मेदार अकाउंटिंग का आधार है. वे यह सुनिश्चित करते हैं कि कंपनी की देयताएं और खर्चों को सही अकाउंटिंग अवधि में रिकॉर्ड किया जाता है-भले ही भुगतान वास्तव में कब किया जाता है-इसके फाइनेंशियल हेल्थ का सही और पारदर्शी दृष्टिकोण प्रदान करता है. यह विशेष रूप से भारतीय अकाउंटिंग मानकों (इंड एएस) द्वारा अनिवार्य एक्रुअल अकाउंटिंग विधि के तहत महत्वपूर्ण हो जाता है, जहां बिज़नेस को रेवेन्यू जनरेशन के साथ एक्सपेंस रिकॉग्निशन को संरेखित करना चाहिए. उपार्जित खर्चों को सही तरीके से मैनेज करके, कंपनियां कैश फ्लो प्लानिंग में सुधार कर सकती हैं, टैक्स और रेगुलेटरी कम्प्लायंस को पूरा कर सकती हैं और ऑडिट के दौरान महंगी गलतियों से बच सकती हैं. हालांकि, यह प्रोसेस इसकी चुनौतियों के बिना नहीं है-अनुमान त्रुटियां, मैनुअल गलतियों और अनुपालन जोखिमों के लिए ध्यान और सक्रिय प्रबंधन की आवश्यकता होती है. आधुनिक अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का लाभ उठाना, जर्नल एंट्री को ऑटोमेट करना, प्रशिक्षण कर्मियों और कठोर आंतरिक नियंत्रणों को लागू करने से बिज़नेस को एक्रुअल मैनेजमेंट में सटीकता और स्थिरता बनाए रखने में मदद मिल सकती है. समय पर फाइनेंशियल निर्णयों से प्रेरित दुनिया में, उपार्जित खर्चों को सही तरीके से संभालना रिएक्टिव गेसवर्क और स्ट्रेटेजिक फोरसाइट के बीच अंतर हो सकता है.