વહીવટી ખર્ચ

વહીવટી ખર્ચ શું છે?

વહીવટી ખર્ચ સામાન્ય ઓવરહેડ ખર્ચ છે જે વ્યવસાયને કામગીરીના સામાન્ય અભ્યાસક્રમમાં થાય છે, જે સીધા માલ અથવા સેવાઓના ઉત્પાદન સાથે જોડાયેલા નથી. આ ખર્ચ સંસ્થાના એકંદર ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર અને દૈનિક કાર્યને સપોર્ટ કરે છે અને સામાન્ય રીતે કોર્પોરેટ સ્ટાફના પગાર (જેમ કે એક્ઝિક્યુટિવ્સ, એચઆર અને ફાઇનાન્સ ટીમો), ઑફિસનું ભાડું, ઉપયોગિતાઓ, ઇન્શ્યોરન્સ, કાનૂની અને વ્યાવસાયિક ફી અને ઑફિસના ઉપકરણો પર અવમૂલ્યન જેવી વસ્તુઓનો સમાવેશ કરે છે. વેચાણ અથવા ઉત્પાદન ખર્ચથી વિપરીત, વહીવટી ખર્ચ પ્રકૃતિમાં નક્કી કરવામાં આવે છે અને ઉત્પાદન વોલ્યુમ અથવા વેચાણ પ્રવૃત્તિને ધ્યાનમાં લીધા વિના પ્રમાણમાં સ્થિર રહે છે. તેઓ ઓપરેટિંગ ખર્ચ હેઠળ ઇન્કમ સ્ટેટમેન્ટ પર રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે અને ફાઇનાન્શિયલ રિપોર્ટિંગ, બજેટ અને ટૅક્સ પ્લાનિંગ માટે મહત્વપૂર્ણ છે. વહીવટી ખર્ચનું કાર્યક્ષમ મેનેજમેન્ટ ઓપરેશનલ માર્જિનમાં સુધારો કરવામાં મદદ કરે છે અને રોકાણકારો અને હિસ્સેદારોને મજબૂત આંતરિક ખર્ચ નિયંત્રણોને સંકેત આપે છે.

તેઓ ફાઇનાન્શિયલ રિપોર્ટિંગમાં શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?

વહીવટી ખર્ચ ફાઇનાન્શિયલ રિપોર્ટિંગમાં મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે કારણ કે તેઓ મુખ્ય ઉત્પાદન અને વેચાણ કાર્યોથી આગળ, બિઝનેસ ચલાવવા માટે જરૂરી પરોક્ષ ખર્ચનું સ્પષ્ટ ચિત્ર પ્રદાન કરે છે. આ ખર્ચની સચોટ રિપોર્ટિંગ પારદર્શિતાની ખાતરી કરે છે અને હિસ્સેદારોને કંપનીના આંતરિક કામગીરીની કાર્યક્ષમતાનું મૂલ્યાંકન કરવામાં મદદ કરે છે. નાણાંકીય વિશ્લેષણના દ્રષ્ટિકોણથી, વહીવટી ખર્ચને ટ્રૅક કરવાથી રોકાણકારો, વિશ્લેષકો અને મેનેજમેન્ટને મૂલ્યાંકન કરવાની સુવિધા મળે છે કે કંપની તેના ઓવરહેડ્સને કેવી રીતે નિયંત્રિત કરે છે અને સંસાધનોની ફાળવણી કરે છે. અત્યધિક અથવા ખરાબ રીતે સંચાલિત વહીવટી ખર્ચ નફાકારકતાને ઘટાડી શકે છે, જ્યારે આવક મજબૂત હોય ત્યારે પણ, તેઓને ઓપરેટિંગ આવક અને ચોખ્ખા નફાના માર્જિનની ગણતરીમાં મુખ્ય પરિબળ બનાવે છે. વધુમાં, ટૅક્સ હેતુઓ માટે, મોટાભાગના વહીવટી ખર્ચ લાગુ કાયદા હેઠળ કપાતપાત્ર છે, જે સીધા કંપનીના કરપાત્ર આવકને અસર કરે છે. તેથી, વહીવટી ખર્ચની વિગતવાર અને સતત જાહેરાત નાણાંકીય નિવેદનોની વિશ્વસનીયતામાં વધારો કરે છે અને તે રિપોર્ટ પર આધાર રાખતા તમામ પક્ષો દ્વારા માહિતગાર નિર્ણય લેવામાં સહાય કરે છે.

વહીવટી ખર્ચની શ્રેણીઓ

વહીવટી ખર્ચને વ્યાપકપણે ઘણા મુખ્ય ક્ષેત્રોમાં વર્ગીકૃત કરી શકાય છે જે વ્યવસાયના રોજિંદા કામગીરીને જાળવવા માટે જરૂરી ઓવરહેડ ખર્ચને સામૂહિક રીતે રજૂ કરે છે. આ કેટેગરીમાં શામેલ છે:

• સામાન્ય ઑફિસનો ખર્ચ: આ ઑફિસને કાર્યરત રાખવા માટે જરૂરી ભાડું, ઉપયોગિતાઓ, ઑફિસ સપ્લાય, ઇન્શ્યોરન્સ પ્રીમિયમ, મેઇન્ટેનન્સ અને વહીવટી લાઇસન્સને કવર કરે છે.
• વહીવટી સ્ટાફના પગાર અને વેતન: એક્ઝિક્યુટિવ્સ, ફાઇનાન્સ ટીમના સભ્યો, એચઆર, કમ્પ્લાયન્સ ઑફિસર્સ અને એડમિનિસ્ટ્રેટિવ આસિસ્ટન્ટ જેવા બિન-ઉત્પાદન કર્મચારીઓ માટે વળતર શામેલ છે.
• પ્રોફેશનલ અને કાનૂની ફી: વિશેષ વ્યવસાય કાર્યો માટે બાહ્ય સલાહકારો, ઑડિટર્સ, કાનૂની સલાહકારો, ટૅક્સ પ્રોફેશનલ્સ અને અન્ય સેવા પ્રદાતાઓને કરેલી ચુકવણીઓ.
• ડેપ્રિશિયેશન અને એમોર્ટાઇઝેશન: ઑફિસ ફર્નિચર, કમ્પ્યુટર્સ અને વહીવટી ઉપકરણોના ધીમે ધીમે ઘસારા અથવા અપ્રચલિતતાથી ઉદ્ભવતા નૉન-કૅશ ખર્ચ.
• સંચાર અને ટેકનોલોજી ખર્ચ: વહીવટી ટીમો દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા ઇન્ટરનેટ, ટેલિફોની, એન્ટરપ્રાઇઝ સૉફ્ટવેર સબસ્ક્રિપ્શન અને ડિજિટલ ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર સંબંધિત ખર્ચ.

ઍડ્મિનિસ્ટ્રેટિવ વર્સેસ ઓપરેટિંગ વિરુદ્ધ વેચાણ ખર્ચ

વહીવટી ખર્ચ કેવી રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે

આંતરિક બિઝનેસ કામગીરીઓ જાળવવાના ખર્ચને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે કંપનીના નાણાંકીય નિવેદનોમાં વહીવટી ખર્ચ વ્યવસ્થિત રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે. તેમના રેકોર્ડિંગના મુખ્ય પાસાઓમાં શામેલ છે:

• ઇન્કમ સ્ટેટમેન્ટનું વર્ગીકરણ: વહીવટી ખર્ચને આવક નિવેદનના "ઑપરેટિંગ ખર્ચ" વિભાગ હેઠળ રિપોર્ટ કરવામાં આવે છે, સામાન્ય રીતે વેચાણ અથવા વિતરણ ખર્ચથી અલગ અલગ લાઇન આઇટમ તરીકે. તેઓ ઓપરેટિંગ પ્રોફિટ (EBIT) મેળવવા માટે કુલ નફામાંથી કાપવામાં આવે છે.
• એક્રુઅલ એકાઉન્ટિંગ સારવાર: એકાઉન્ટિંગના ઉપાર્જનના આધારે, મેચિંગ સિદ્ધાંત સાથે ચુકવણી-સુનિશ્ચિત સંરેખન કરતી વખતે વહીવટી ખર્ચને માન્યતા આપવામાં આવે છે.
• બજેટની ફાળવણી: કંપનીઓ સામાન્ય રીતે ભવિષ્યના ખર્ચનો અંદાજ લગાવવા માટે ઐતિહાસિક ડેટા અને વ્યૂહાત્મક આગાહીઓનો ઉપયોગ કરીને વહીવટી ખર્ચ માટે વાર્ષિક બજેટનો એક ભાગ સોંપે છે.
• ખર્ચ કેન્દ્રો: આંતરિક ટ્રેકિંગ માટે, ઘણા વ્યવસાયો વિભાગીય કાર્યક્ષમતાને મૉનિટર અને નિયંત્રિત કરવા માટે ચોક્કસ વિભાગો અથવા ખર્ચ કેન્દ્રો (દા.ત., એચઆર, ફાઇનાન્સ, અનુપાલન) ને વહીવટી ખર્ચ ફાળવે છે.
• કૅશ ફ્લો સ્ટેટમેન્ટની અસર: મોટાભાગના વહીવટી ખર્ચમાં કૅશ આઉટફ્લો શામેલ હોવાથી, જ્યારે ચુકવણી કરવામાં આવે ત્યારે તેઓ કૅશ ફ્લો સ્ટેટમેન્ટના "ઑપરેટિંગ પ્રવૃત્તિઓ" સેક્શન હેઠળ દેખાય છે.

નફાકારકતા પર વહીવટી ખર્ચની અસર

વહીવટી ખર્ચ સીધા કંપનીના નફાકારકતાને પ્રભાવિત કરે છે, ખાસ કરીને તેના ઓપરેટિંગ અને ચોખ્ખા નફાના માર્જિન. નીચેના મુદ્દાઓ હાઇલાઇટ કરે છે કે કેવી રીતે:

• ઓપરેટિંગ પ્રોફિટમાં ઘટાડો: વહીવટી ખર્ચ આવક નિવેદન પર કુલ નફામાંથી કાપવામાં આવે છે, તેથી ઉચ્ચ એડમિન ખર્ચ ઓપરેટિંગ આવક (ઇબીઆઇટી) ઘટાડે છે, જે એકંદર નાણાકીય કામગીરીને અસર કરે છે.
• કુલ નફા પર કોઈ અસર નથી: આ ખર્ચ વેચાયેલ માલના ખર્ચ (COG) માં શામેલ નથી, તેથી તેઓ કુલ નફાને અસર કરતા નથી, પરંતુ ચોખ્ખી નફાકારકતાને નોંધપાત્ર રીતે અસર કરે છે.
• કાર્યક્ષમતા સૂચક: આવક માટે વહીવટી ખર્ચનો ઉચ્ચ રેશિયો બિનકાર્યક્ષમતા અથવા બ્લોટેડ ઓવરહેડને સંકેત આપી શકે છે, જે નાણાંકીય એનાલિસિસ દરમિયાન રોકાણકારોને અટકાવી શકે છે અથવા લાલ ધ્વજ ઊભું કરી શકે છે.
• વ્યૂહાત્મક ખર્ચ વ્યવસ્થાપન: એડમિન ખર્ચને નિયંત્રિત કરવું (ઑટોમેશન, આઉટસોર્સિંગ અથવા કરારો પર ફરીથી વાટાઘાટો દ્વારા) માર્જિન સુધારણા અને રોકાણ પર વધુ સારું વળતર (આરઓઆઇ) તરફ દોરી શકે છે.
• સ્કેલેબિલિટીની બાબતો: વધતા બિઝનેસમાં, ઍડમિન ખર્ચને કાર્યક્ષમ રીતે સ્કેલ કરવું આવશ્યક છે. જો આ ખર્ચ આવક સાથે અસંગત રીતે વધે છે, તો તે ઓપરેશનલ સ્ટ્રેન તરફ દોરી શકે છે.

વિવિધ ઉદ્યોગોમાં વહીવટી ખર્ચ

સંચાલન માળખા, કાર્યબળની રચના અને વ્યવસાયિક મોડેલોમાં તફાવતોને કારણે ઉદ્યોગોમાં વહીવટી ખર્ચની પ્રકૃતિ અને પ્રમાણ નોંધપાત્ર રીતે બદલાઈ શકે છે. મુખ્ય ઉદ્યોગ-વિશિષ્ટ અંતર્દૃષ્ટિઓમાં શામેલ છે:

• (સેવા ઉદ્યોગ): કન્સલ્ટિંગ, કાયદો, શિક્ષણ અને નાણાં જેવા ક્ષેત્રોમાં, વહીવટી ખર્ચ કુલ ખર્ચનો મોટો ભાગ બનાવે છે કારણ કે કામગીરી લોકો-કેન્દ્રિત છે. પગાર, ઑફિસનું ભાડું અને પ્રોફેશનલ ફી ઘણીવાર એડમિન ખર્ચ પર પ્રભુત્વ ધરાવે છે.
• ઉત્પાદન ઉદ્યોગ: વહીવટી ખર્ચ સામાન્ય રીતે ઉત્પાદન સંબંધિત ખર્ચની તુલનામાં કુલ ખર્ચના નાના ભાગનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. જો કે, હેડ ઑફિસના કાર્યો જેમ કે કમ્પ્લાયન્સ, ફાઇનાન્સ અને એચઆર હજુ પણ ઍડમિન ખર્ચમાં યોગદાન આપે છે.
• રિટેલ સેક્ટર: પૉઇન્ટ-ઑફ-સેલ ઓપરેશન્સ અને ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ પર વધુ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા સાથે ઍડમિન ખર્ચ મધ્યમ છે. જો કે, કોર્પોરેટ ઑફિસનું ભાડું, આઇટી સપોર્ટ અને એક્ઝિક્યુટિવ પગાર જેવા ખર્ચ હજુ પણ નોંધપાત્ર છે.
• ટેકનોલોજી અને સ્ટાર્ટઅપ્સ: પ્રારંભિક તબક્કામાં, સેટઅપ ખર્ચ, કાનૂની માળખું, લાઇસન્સિંગ અને વ્યાવસાયિક સેવાઓને કારણે વહીવટી ખર્ચ વધુ હોઈ શકે છે. જેમ જેમ કંપની વધે છે, તેમ આ ખર્ચ આવકના એકમ દીઠ વધુ કાર્યક્ષમ બને છે.

કાર્યક્ષમતાને અસર કર્યા વિના વહીવટી ખર્ચને કેવી રીતે ઘટાડવું

કાર્યકારી અસરકારકતા જાળવતી વખતે વહીવટી ખર્ચને ઘટાડવા માટે વ્યૂહાત્મક આયોજન અને ટેકનોલોજીનો સ્માર્ટ ઉપયોગ જરૂરી છે. અહીં મુખ્ય અભિગમો છે:

• પ્રોસેસ ઑટોમેશન: પેરોલ પ્રોસેસિંગ, ઇનવૉઇસ મેનેજમેન્ટ અને કર્મચારી ઑનબોર્ડિંગ જેવા પુનરાવર્તિત કાર્યોને ઑટોમેટ કરવાથી મજૂરના ખર્ચને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકાય છે અને માનવ ભૂલને ઘટાડી શકાય છે.
• આઉટસોર્સિંગ નૉન-કોર ફંક્શન: વિશેષ સેવા પ્રદાતાઓને આઇટી સપોર્ટ, એકાઉન્ટિંગ અને કાનૂની પાલન જેવા કાર્યો પ્રતિનિધિત્વ કરવાથી નિશ્ચિત ઓવરહેડ્સને ઘટાડવામાં અને તેમને ચલ ખર્ચમાં રૂપાંતરિત કરવામાં મદદ મળે છે.
• રિમોટ વર્ક પૉલિસીઓનો અમલ કરવો: કર્મચારીઓને ઘરથી કામ કરવાની મંજૂરી આપવાથી મોટી ઑફિસની જગ્યાઓની જરૂરિયાત ઘટાડી શકાય છે, જેથી ભાડા, ઉપયોગિતાઓ અને સંબંધિત ઓવરહેડ્સ પર બચત થઈ શકે છે.
• વિક્રેતા કરારોની સમીક્ષા કરવી: સમયાંતરે સેવા કરારો (દા.ત., વીમા, ઇન્ટરનેટ, ઑફિસ મેઇન્ટેનન્સ) પર ફરીથી વાટાઘાટો કરવાથી બચતને શોધી શકાય છે અને સેવાની ગુણવત્તામાં સુધારો થઈ શકે છે.
• અનાવશ્યકતાઓને દૂર કરવી: વહીવટી કાર્યપ્રવાહને સુવ્યવસ્થિત કરવું અને ડુપ્લિકેટ ભૂમિકાઓ અથવા પ્રક્રિયાઓને દૂર કરવાથી બિનજરૂરી ખર્ચને ટાળવામાં મદદ મળે છે.

વહીવટી ખર્ચની જાણ કરવામાં સામાન્ય ભૂલો

નાણાંકીય સ્પષ્ટતા માટે વહીવટી ખર્ચનું સચોટ રિપોર્ટિંગ મહત્વપૂર્ણ છે, પરંતુ વ્યવસાયો ઘણીવાર ટાળી શકાય તેવી ભૂલો કરે છે જે નાણાંકીય એનાલિસિસ અને ટૅક્સ પાલનને વિકૃત કરી શકે છે. મુખ્ય ભૂલોમાં શામેલ છે:

• ખર્ચનું ગેરવર્ગીકરણ: સૌથી સામાન્ય ભૂલોમાંથી એક વહીવટી ખર્ચ હેઠળ વેચાણ અથવા ઉત્પાદન ખર્ચને રેકોર્ડ કરવું અથવા તેનાથી વિપરીત છે, જે અચોક્કસ નફાની ગણતરીઓ અને બજેટના તફાવતો તરફ દોરી જાય છે.
• નિશ્ચિત અને વેરિએબલ ખર્ચને અલગ કરવામાં નિષ્ફળતા: નિશ્ચિત ઍડમિન ખર્ચ (જેમ કે ભાડું) અને વેરિએબલ (જેમ કે ઑફિસ સપ્લાય) વચ્ચે તફાવત ન કરવાથી આગાહી અને ખર્ચ નિયંત્રણ વધુ મુશ્કેલ બને છે.
• ડબલ એન્ટ્રી અથવા ડુપ્લિકેશન: મેન્યુઅલ ડેટા એન્ટ્રી અથવા ખરાબ રીતે કન્ફિગર કરેલ એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં ભૂલો ડુપ્લિકેટ એન્ટ્રીઓમાં પરિણમી શકે છે, જે કુલ ઍડમિન ખર્ચમાં વધારો કરી શકે છે.
• ઉપાર્જન અને પ્રીપેઇડ ખર્ચની અવગણના: ઉપાર્જિત વહીવટી ખર્ચને રેકોર્ડ કરવામાં નિષ્ફળ થવાથી અથવા પ્રીપેઇડ ઍડમિન ખર્ચને યોગ્ય રીતે એમોર્ટાઇઝ કરવાથી સમયગાળાના રિપોર્ટિંગમાં મિસમૅચ થઈ શકે છે.
• દસ્તાવેજીકરણનો અભાવ: ઍડમિન ખર્ચ માટે ખોવાયેલ અથવા અપૂર્ણ ડૉક્યૂમેન્ટેશન ઑડિટ દરમિયાન ભથ્થું થઈ શકે છે અને ટૅક્સ કાયદા હેઠળ આવા ખર્ચની કપાતપાત્રતાને અસર કરી શકે છે.

વહીવટી ખર્ચને ટ્રૅક કરવાનું મહત્વ

સંસ્થાના તમામ સ્તરોમાં નાણાંકીય શિસ્ત અને કાર્યકારી પારદર્શિતા જાળવવા માટે વહીવટી ખર્ચને ટ્રૅક કરવું આવશ્યક છે. મુખ્ય કારણોમાં શામેલ છે:

• ખર્ચ નિયંત્રણ અને બજેટિંગ: ઍડમિન ખર્ચની દેખરેખ રાખવાથી વધુ ખર્ચ, બજેટની મર્યાદાને અમલમાં મૂકવા અને એકંદર ખર્ચ કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરવામાં મદદ મળે છે.
• નફાકારકતા વિશ્લેષણ: વહીવટી ખર્ચ સીધા સંચાલન અને ચોખ્ખા નફાના માર્જિનને અસર કરે છે, તેથી તેને ટ્રૅક કરવાથી વ્યવસાયોને સાચા નફાકારકતાનું મૂલ્યાંકન કરવા અને જરૂરી એડજસ્ટમેન્ટ કરવામાં સક્ષમ બનાવે છે.
• વ્યૂહાત્મક નિર્ણય લેવો: સચોટ ખર્ચનો ડેટા વૃદ્ધિ અથવા પુનર્ગઠન માટે વધુ સારી નાણાંકીય આગાહી, સંસાધન ફાળવણી અને વ્યૂહાત્મક આયોજનને સપોર્ટ કરે છે.
• રોકાણકાર અને ધિરાણકર્તાનો વિશ્વાસ: સારી રીતે દસ્તાવેજીકૃત અને નિયંત્રિત ઍડમિન ખર્ચ મજબૂત શાસન અને ઓપરેશનલ મેચ્યોરિટીને સંકેત આપે છે, જે રોકાણકારો, બેંકો અને અન્ય હિસ્સેદારો વચ્ચે વિશ્વાસ વધારી શકે છે.
• નિયમનકારી અનુપાલન અને ટૅક્સ કપાત: યોગ્ય ટ્રેકિંગ સુનિશ્ચિત કરે છે કે ખર્ચ બિલ અને ડૉક્યૂમેન્ટેશન દ્વારા સમર્થિત છે, સરળ ઑડિટની સુવિધા આપે છે અને કાયદેસર ટૅક્સ કપાતને સક્ષમ કરે છે.

રિયલ-લાઇફ કેસ સ્ટડી: એક કંપનીએ ઍડમિનના ખર્ચને 30% સુધીમાં કેવી રીતે ઘટાડ્યો

મધ્યમ કદની ભારતીય એસએએએસ (સૉફ્ટવેર-એઝ-એ-સર્વિસ) કંપની, ટેક્નોવા સોલ્યુશન્સ, પ્રદર્શન અથવા કર્મચારીની સંતુષ્ટિને બલિદાન આપ્યા વિના વ્યૂહાત્મક હસ્તક્ષેપો કેવી રીતે વહીવટી ખર્ચમાં નોંધપાત્ર ઘટાડા તરફ દોરી શકે છે તેનું એક મજબૂત ઉદાહરણ પ્રદાન કરે છે. નફાના માર્જિનમાં ઘટાડો અને વધતા ઓવરહેડ્સનો સામનો કરી રહ્યા છીએ, કંપનીના સીએફઓએ ઓછામાં ઓછા 25% સુધી વહીવટી ખર્ચને ટ્રિમ કરવાના લક્ષ્ય સાથે છ-મહિનાનો ખર્ચ-ઑપ્ટિમાઇઝેશન પ્રોજેક્ટ શરૂ કર્યો છે. તેઓએ 30% ઘટાડો કેવી રીતે પ્રાપ્ત કર્યો તે અહીં આપેલ છે:

• હાઇબ્રિડ વર્ક મોડેલ અપનાવ્યું: તેના 60% કર્મચારીઓને દૂરથી કામ કરવાની મંજૂરી આપીને, ટેક્નોવાએ તેની કોર્પોરેટ ઑફિસની જગ્યાને ઘટાડી, માસિક ભાડું અને યુટિલિટી ખર્ચને વાર્ષિક ₹4.8 લાખ સુધી ઘટાડ્યો.
• ઑટોમેટેડ એચઆર અને પેરોલ ફંક્શન્સ: કંપનીએ ક્લાઉડ-આધારિત એચઆરએમએસ અને પેરોલ સૉફ્ટવેર અમલમાં મૂક્યું છે, જે મેન્યુઅલ પ્રોસેસિંગની જરૂરિયાતને દૂર કરે છે અને એચઆર ટીમના કદને 20% સુધી ઘટાડે છે, જે દર મહિને આશરે ₹3 લાખ બચાવે છે.
• કન્સોલિડેટેડ વેન્ડર કોન્ટ્રાક્ટ્સ: સફાઈ, આઇટી સપોર્ટ અને ઓફિસ મેઇન્ટેનન્સ માટે બહુવિધ સેવા કરારો ઓછા વિક્રેતાઓ પાસેથી બંડલ્ડ સેવાઓ સાથે ફરીથી વાટાઘાટો કરવામાં આવી હતી. આના કારણે આઉટસોર્સ્ડ ઍડમિન ખર્ચમાં 15% નો ઘટાડો થયો.
• ડિજિટલ દસ્તાવેજીકરણમાં ખસેડવામાં આવ્યું છે: ઇ-હસ્તાક્ષરો, ક્લાઉડ સ્ટોરેજ અને ડિજિટલ બિલ પર ખસેડીને કાગળનો ઉપયોગ, પ્રિન્ટિંગ અને કુરિયર ખર્ચ ઘટાડવામાં આવ્યો હતો. આનાથી અનુપાલનમાં પણ સુધારો થયો છે અને ઓડિટ તૈયારીનો સમય ઘટાડ્યો છે.
• ન વપરાયેલ સૉફ્ટવેર સબસ્ક્રિપ્શન દૂર કરેલ છે: લાઇસન્સ ઑડિટમાં અણઉપયોગમાં લેવાતા સાધનો અને એસએએએસ પ્લેટફોર્મ્સ પર દર મહિને ₹1.2 લાખ ખર્ચ કરવામાં આવે છે. આ તરત જ કૅન્સલ અથવા ડાઉનગ્રેડ કરવામાં આવ્યા હતા.

તારણ

વહીવટી ખર્ચ ગ્લેમરસ ન હોઈ શકે, પરંતુ તે દરેક કાર્યરત સંસ્થાની રીઢ છે. લાઇટ્સને ઑફિસમાં રાખવાથી લઈને કાનૂની અને નિયમનકારી જરૂરિયાતોનું પાલન સુનિશ્ચિત કરવા સુધી, આ ખર્ચ બિઝનેસને સરળતાથી રોજિંદા ચલાવવામાં સક્ષમ બનાવે છે. જ્યારે તેઓ સીધા આવક પેદા કરતા નથી, ત્યારે તેઓ તમામ આવક પેદા કરતી પ્રવૃત્તિઓને ટેકો આપવામાં મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. તેથી જ ટકાઉ નફાકારકતા અને લાંબા ગાળાની વૃદ્ધિ માટે લક્ષ્ય ધરાવતી કોઈપણ કંપની માટે વહીવટી ખર્ચને ટ્રૅક કરવું, મેનેજ કરવું અને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. આ ખર્ચની પ્રકૃતિ, વર્ગીકરણ અને નાણાંકીય અસરને સમજીને, બિઝનેસ માહિતગાર નિર્ણયો લઈ શકે છે, ખર્ચ-બચતની તકો ઓળખી શકે છે અને ઓપરેશનલ કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરી શકે છે. ભલે તમે નાના સ્ટાર્ટઅપ હોવ કે બહુ-રાષ્ટ્રીય ઉદ્યોગની દેખરેખ રાખતા સીએફઓ હોવ, વહીવટી ખર્ચાઓ પર માસ્ટરિંગ નિયંત્રણ માત્ર ખર્ચ ઘટાડવા વિશે નથી - તે એક સ્માર્ટ, લીનર અને વધુ લવચીક સંસ્થા બનાવવા વિશે છે.