एक ट्रस्ट फर्म, बैंक या अन्य समान संस्थान को किसी निगम द्वारा ट्रांसफर एजेंट के रूप में नियुक्त किया जाता है, ताकि प्रत्येक निवेशक के अकाउंट बैलेंस को ट्रैक किया जा सके और निवेशक के फाइनेंशियल रिकॉर्ड को मैनेज किया जा सके. ट्रांसफर एजेंट ट्रांज़ैक्शन को ट्रैक करता है, सर्टिफिकेट वापस लेता है और जारी करता है, इन्वेस्टर मेलिंग को प्रोसेस करता है, और कई अन्य इन्वेस्टर की कठिनाइयों का ध्यान रखता है, जैसे कि खोए या चोरी हो गए सर्टिफिकेट को दोबारा जारी करना.
यह सुनिश्चित करने के लिए कि निवेशकों को समय पर अपना डिविडेंड और ब्याज भुगतान मिलता है, ट्रांसफर एजेंट और रजिस्ट्रार मिलकर काम करते हैं. म्यूचुअल फंड शेयरधारकों को इन्वेस्टमेंट स्टेटमेंट का मासिक भेजना भी ट्रांसफर एजेंट द्वारा मैनेज किया जाता है. सामान्य और पसंदीदा स्टॉक के शेयरधारक महत्वपूर्ण कॉर्पोरेट निर्णयों, जैसे कॉर्पोरेट मर्जर और कंपनी सेल्स पर मतदान करने के हकदार हैं. ट्रांसफर एजेंट, जो शेयरधारकों को प्रॉक्सी जानकारी प्रदान करते हैं, इन वोटों की सुविधा देते हैं.
ट्रांसफर एजेंट शेयरधारकों को वार्षिक रिपोर्ट भी प्रदान करते हैं, जिसमें कंपनियों के ऑडिट किए गए फाइनेंशियल अकाउंट शामिल हैं. इसके अलावा, वर्ष के अंत में, ट्रांसफर एजेंट और रजिस्ट्रार निवेशकों को फेडरल टैक्स जानकारी प्रदान करने के लिए एक साथ काम करते हैं, जिसमें डिविडेंड और भुगतान किए गए ब्याज के विवरण और साथ ही पूरे वर्ष किए गए सिक्योरिटी ट्रांसफर की जानकारी शामिल है.
