प्रशासकीय खर्च

प्रशासकीय खर्च म्हणजे काय?

प्रशासकीय खर्च हे सामान्य ओव्हरहेड खर्च आहेत जे व्यवसायाच्या सामान्य कामकाजात होतो, जे थेट वस्तू किंवा सेवांच्या उत्पादनाशी संबंधित नसतात. हे खर्च संस्थेच्या एकूण पायाभूत सुविधा आणि दैनंदिन कामकाजाला सहाय्य करतात आणि सामान्यपणे कॉर्पोरेट कर्मचाऱ्यांचे वेतन (जसे की एक्झिक्युटिव्ह, एचआर आणि फायनान्स टीम), ऑफिस भाडे, युटिलिटीज, इन्श्युरन्स, कायदेशीर आणि व्यावसायिक शुल्क आणि ऑफिस उपकरणांवर डेप्रीसिएशन यासारख्या वस्तूंचा समावेश करतात. विक्री किंवा उत्पादन खर्चाप्रमाणेच, प्रशासकीय खर्च निश्चित केले जातात आणि उत्पादन प्रमाण किंवा विक्री उपक्रमाचा विचार न करता तुलनेने स्थिर राहतात. ते ऑपरेटिंग खर्चाअंतर्गत इन्कम स्टेटमेंटवर रेकॉर्ड केले जातात आणि फायनान्शियल रिपोर्टिंग, बजेट आणि टॅक्स प्लॅनिंगसाठी महत्त्वाचे आहेत. प्रशासकीय खर्चाचे कार्यक्षम व्यवस्थापन कार्यात्मक मार्जिन सुधारण्यास मदत करते आणि इन्व्हेस्टर आणि भागधारकांना मजबूत अंतर्गत खर्चाचे नियंत्रण सिग्नल करते.

ते फायनान्शियल रिपोर्टिंगमध्ये महत्त्वाचे का आहेत?

प्रशासकीय खर्च फायनान्शियल रिपोर्टिंगमध्ये महत्त्वाची भूमिका बजावतात कारण ते मुख्य उत्पादन आणि विक्री कार्यांच्या पलीकडे बिझनेस चालविण्यासाठी आवश्यक अप्रत्यक्ष खर्चाचा स्पष्ट चित्र प्रदान करतात. या खर्चाचे अचूक रिपोर्टिंग पारदर्शकता सुनिश्चित करते आणि भागधारकांना कंपनीच्या अंतर्गत ऑपरेशन्सच्या कार्यक्षमतेचे मूल्यांकन करण्यास मदत करते. फायनान्शियल ॲनालिसिस दृष्टीकोनातून, प्रशासकीय खर्च ट्रॅक करणे इन्व्हेस्टर, ॲनालिस्ट आणि मॅनेजमेंटला कंपनी त्याचे ओव्हरहेड किती चांगले नियंत्रित करते आणि संसाधने वाटप करते याचे मूल्यांकन करण्यास अनुमती देते. अत्यधिक किंवा खराब व्यवस्थापित प्रशासकीय खर्च नफा कमी करू शकतात, जरी महसूल मजबूत असेल तरीही, त्यांना ऑपरेटिंग उत्पन्न आणि निव्वळ नफा मार्जिन कॅल्क्युलेट करण्यात महत्त्वाचा घटक बनवते. तसेच, टॅक्स हेतूंसाठी, बहुतांश प्रशासकीय खर्च लागू कायद्यांतर्गत वजावटयोग्य आहेत, जे थेट कंपनीच्या करपात्र उत्पन्नावर परिणाम करते. त्यामुळे, प्रशासकीय खर्चाचे तपशीलवार आणि सातत्यपूर्ण प्रकटीकरण फायनान्शियल स्टेटमेंटची विश्वसनीयता वाढवते आणि त्या रिपोर्टवर अवलंबून असलेल्या सर्व पार्टीद्वारे माहितीपूर्ण निर्णय घेण्यास सहाय्य करते.

प्रशासकीय खर्चाची श्रेणी

प्रशासकीय खर्चाचे विस्तृतपणे अनेक प्रमुख क्षेत्रांमध्ये वर्गीकरण केले जाऊ शकते जे बिझनेसच्या दैनंदिन कामकाजासाठी आवश्यक ओव्हरहेड खर्चाचे एकत्रितपणे प्रतिनिधित्व करतात. या कॅटेगरीमध्ये समाविष्ट आहे:

• जनरल ऑफिस खर्च: यामध्ये कार्यालय कार्यरत ठेवण्यासाठी भाडे, उपयोगिता, कार्यालय पुरवठा, इन्श्युरन्स प्रीमियम, देखभाल आणि प्रशासकीय परवाना कव्हर केले जातात.
• प्रशासकीय कर्मचाऱ्यांचे वेतन आणि वेतन: एक्झिक्युटिव्ह, फायनान्स टीम सदस्य, एचआर, कम्प्लायन्स ऑफिसर आणि ॲडमिनिस्ट्रेटिव्ह असिस्टंट यासारख्या नॉन-प्रॉडक्शन कर्मचाऱ्यांसाठी भरपाई समाविष्ट आहे.
• व्यावसायिक आणि कायदेशीर शुल्क: विशेष व्यवसाय कार्यांसाठी बाह्य सल्लागार, लेखापरीक्षक, कायदेशीर सल्लागार, कर व्यावसायिक आणि इतर सेवा प्रदात्यांना केलेली देयके.
• घसारा आणि अमॉर्टिझेशन: हळूहळू नुकसान किंवा ऑफिस फर्निचर, कॉम्प्युटर आणि प्रशासकीय उपकरणांच्या अप्रचलिततेमुळे उद्भवणारे नॉन-कॅश खर्च.
• कम्युनिकेशन आणि टेक्नॉलॉजी खर्च: प्रशासकीय टीमद्वारे वापरल्या जाणार्‍या इंटरनेट, टेलिफोनी, एंटरप्राईज सॉफ्टवेअर सबस्क्रिप्शन आणि डिजिटल पायाभूत सुविधांशी संबंधित खर्च.

प्रशासकीय वर्सिज ऑपरेटिंग वि. विक्री खर्च

प्रशासकीय खर्च कसे रेकॉर्ड केले जातात

अंतर्गत बिझनेस ऑपरेशन्स राखण्याचा खर्च दर्शविण्यासाठी कंपनीच्या फायनान्शियल स्टेटमेंटमध्ये प्रशासकीय खर्च सिस्टीमॅटिकरित्या रेकॉर्ड केले जातात. त्यांच्या रेकॉर्डिंगच्या प्रमुख पैलूंमध्ये समाविष्ट आहे:

• इन्कम स्टेटमेंट वर्गीकरण: प्रशासकीय खर्च इन्कम स्टेटमेंटच्या "ऑपरेटिंग खर्च" सेक्शन अंतर्गत रिपोर्ट केले जातात, सामान्यपणे विक्री किंवा वितरण खर्चापासून वेगळ्या विशिष्ट लाईन आयटम म्हणून. ऑपरेटिंग प्रॉफिट (EBIT) मिळविण्यासाठी ते एकूण नफ्यातून कपात केले जातात.
• ॲक्रुअल अकाउंटिंग उपचार: अकाउंटिंगच्या ॲक्रुअल आधारावर, मॅचिंग प्रिन्सिपलसह पेड-सुनिश्चिती अलाईनमेंट करताना झालेल्या प्रशासकीय खर्चाला मान्यता दिली जाते.
• बजेट वाटप: भविष्यातील खर्चाचा अंदाज घेण्यासाठी ऐतिहासिक डाटा आणि धोरणात्मक अंदाज वापरून कंपन्या सामान्यपणे प्रशासकीय खर्चासाठी वार्षिक बजेटचा एक भाग नियुक्त करतात.
• किंमत केंद्र: अंतर्गत ट्रॅकिंगसाठी, अनेक व्यवसाय विभागीय कार्यक्षमतेवर देखरेख आणि नियंत्रण करण्यासाठी विशिष्ट विभाग किंवा खर्च केंद्रांना (उदा., एचआर, फायनान्स, अनुपालन) प्रशासकीय खर्च वाटप करतात.
• कॅश फ्लो स्टेटमेंटचा परिणाम: बहुतांश प्रशासकीय खर्चामध्ये कॅश आऊटफ्लो समाविष्ट असल्याने, जेव्हा पेमेंट केले जातात तेव्हा ते कॅश फ्लो स्टेटमेंटच्या "ऑपरेटिंग ॲक्टिव्हिटीज" सेक्शन अंतर्गत दिसतात.

नफ्यावर प्रशासकीय खर्चाचा परिणाम

प्रशासकीय खर्च थेट कंपनीच्या नफ्यावर परिणाम करतात, विशेषत: त्याचे ऑपरेटिंग आणि निव्वळ नफा मार्जिन. खालील पॉईंट्स हायलाईट करा कसे:

• ऑपरेटिंग नफ्यात कपात: प्रशासकीय खर्च इन्कम स्टेटमेंटवरील एकूण नफ्यातून कपात केल्यामुळे, उच्च ॲडमिन खर्च ऑपरेटिंग इन्कम (EBIT) कमी करतात, ज्यामुळे एकूण फायनान्शियल परफॉर्मन्सवर परिणाम होतो.
• एकूण नफ्यावर कोणताही परिणाम नाही: हे खर्च विक्री केलेल्या वस्तूंच्या किंमतीमध्ये (COGS) समाविष्ट नाहीत, त्यामुळे ते एकूण नफ्यावर परिणाम करत नाहीत, परंतु निव्वळ नफ्यावर लक्षणीयरित्या परिणाम करतात.
• कार्यक्षमता इंडिकेटर: महसूलासाठी प्रशासकीय खर्चाचा उच्च गुणोत्तर असमर्थता किंवा ब्लोटेड ओव्हरहेड्स संकेत देऊ शकतो, जे इन्व्हेस्टरला रोखू शकते किंवा फायनान्शियल ॲनालिसिस दरम्यान लाल ध्वज उभा करू शकते.
• धोरणात्मक खर्च व्यवस्थापन: ॲडमिन खर्च नियंत्रित करणे (ऑटोमेशन, आऊटसोर्सिंग किंवा करारांद्वारे पुन्हा वाटाघाटी) मार्जिन सुधारणा आणि इन्व्हेस्टमेंटवर चांगले रिटर्न (आरओआय) देऊ शकते.
• स्केलेबिलिटी विचार: वाढत्या बिझनेसमध्ये, ॲडमिन खर्च कार्यक्षमतेने वाढवणे आवश्यक आहे. जर हे खर्च महसूलासह अप्रमाणाने वाढले तर त्यामुळे ऑपरेशनल ताण निर्माण होऊ शकतो.

विविध उद्योगांमधील प्रशासकीय खर्च

ऑपरेशनल स्ट्रक्चर, वर्कफोर्स कम्पोझिशन आणि बिझनेस मॉडेल्समधील फरकामुळे प्रशासकीय खर्चाचे स्वरूप आणि प्रमाण लक्षणीयरित्या बदलू शकतात. प्रमुख उद्योग-विशिष्ट माहितीमध्ये समाविष्ट आहे:

• सेवा उद्योग: सल्लामसलत, कायदा, शिक्षण आणि वित्त यासारख्या क्षेत्रांमध्ये, प्रशासकीय खर्च एकूण खर्चाचा मोठा भाग बनतात कारण ऑपरेशन्स लोक-केंद्रित आहेत. वेतन, ऑफिस भाडे आणि व्यावसायिक शुल्क अनेकदा प्रशासकीय खर्चावर भर देतात.
• उत्पादन उद्योग: प्रशासकीय खर्च सामान्यपणे उत्पादन संबंधित खर्चाच्या तुलनेत एकूण खर्चाचा लहान भाग दर्शवतात. तथापि, हेड ऑफिसचे कार्य जसे की अनुपालन, फायनान्स आणि एचआर अद्याप ॲडमिन खर्चात योगदान देते.
• रिटेल सेक्टर: पॉईंट-ऑफ-सेल ऑपरेशन्स आणि इन्व्हेंटरी मॅनेजमेंटवर अधिक लक्ष केंद्रित करून ॲडमिन खर्च मध्यम आहेत. तथापि, कॉर्पोरेट ऑफिस भाडे, आयटी सपोर्ट आणि एक्झिक्युटिव्ह वेतन यासारखे खर्च अद्याप महत्त्वाचे आहेत.
• तंत्रज्ञान आणि स्टार्ट-अप्स: प्रारंभिक टप्प्यांमध्ये, सेट-अप खर्च, कायदेशीर संरचना, परवाना आणि व्यावसायिक सेवांमुळे प्रशासकीय खर्च जास्त असू शकतात. कंपनीचा विस्तार होत असताना, हे खर्च महसूलाच्या प्रति युनिट अधिक कार्यक्षम बनतात.

कार्यक्षमतेवर परिणाम न करता प्रशासकीय खर्च कसा कमी करावा

कार्यात्मक परिणामकारकता राखताना प्रशासकीय खर्च कमी करण्यासाठी धोरणात्मक नियोजन आणि तंत्रज्ञानाचा स्मार्ट वापर आवश्यक आहे. येथे प्रमुख दृष्टीकोन आहेत:

• प्रोसेस ऑटोमेशन: पेरोल प्रोसेसिंग, इनव्हॉईस मॅनेजमेंट आणि कर्मचारी ऑनबोर्डिंग सारख्या पुनरावृत्ती कार्यांना ऑटोमेट करणे कामगाराचा खर्च लक्षणीयरित्या कमी करू शकते आणि मानवी त्रुटी कमी करू शकते.
• आऊटसोर्सिंग नॉन-कोर फंक्शन्स: विशेष सेवा प्रदात्यांना आयटी सपोर्ट, अकाउंटिंग आणि कायदेशीर अनुपालन यासारखे कार्य प्रतिनिधित्व करणे निश्चित ओव्हरहेड कमी करण्यास आणि त्यांना परिवर्तनीय खर्चात रूपांतरित करण्यास मदत करते.
• रिमोट वर्क पॉलिसींची अंमलबजावणी: कर्मचाऱ्यांना घरातून काम करण्याची परवानगी देणे मोठ्या कार्यालयीन जागांची गरज कमी करू शकते, ज्यामुळे भाडे, उपयोगिता आणि संबंधित ओव्हरहेड्सवर बचत होऊ शकते.
• विक्रेत्याच्या करारांचा आढावा: नियमितपणे सर्व्हिस काँट्रॅक्ट्सची पुन्हा वाटाघाटी करणे (उदा., इन्श्युरन्स, इंटरनेट, ऑफिस मेंटेनन्स) सेव्हिंग्स शोधू शकते आणि सर्व्हिस गुणवत्ता सुधारू शकते.
• अनावश्यकता दूर करणे: प्रशासकीय कार्यप्रवाह सुव्यवस्थित करणे आणि ड्युप्लिकेट भूमिका किंवा प्रक्रिया दूर करणे अनावश्यक खर्च टाळण्यास मदत करते.

प्रशासकीय खर्च रिपोर्ट करण्यात सामान्य चुका

आर्थिक स्पष्टतेसाठी प्रशासकीय खर्चाचे अचूक रिपोर्टिंग महत्त्वाचे आहे, परंतु बिझनेस अनेकदा टाळण्यायोग्य त्रुटी करतात जे आर्थिक विश्लेषण आणि टॅक्स अनुपालनाला विकृत करू शकतात. प्रमुख चुकांमध्ये समाविष्ट आहे:

• खर्चाचे गैरवर्गीकरण: सर्वात सामान्य त्रुटींपैकी एक म्हणजे प्रशासकीय खर्चाअंतर्गत विक्री किंवा उत्पादन खर्च रेकॉर्ड करणे किंवा त्याउलट, ज्यामुळे अचूक नफ्याची गणना आणि बजेट बदल होते.
• निश्चित आणि परिवर्तनीय खर्च वेगळे करण्यात अयशस्वी: निश्चित ॲडमिन खर्च (जसे भाडे) आणि परिवर्तनीय (जसे की ऑफिस पुरवठा) दरम्यान फरक न करणे अंदाज आणि खर्च नियंत्रण अधिक कठीण करते.
• दुहेरी प्रवेश किंवा ड्युप्लिकेशन: मॅन्युअल डाटा एन्ट्री किंवा खराब कॉन्फिगर केलेले अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमधील त्रुटीमुळे ड्युप्लिकेट एन्ट्री होऊ शकतात, ज्यामुळे एकूण ॲडमिन खर्च वाढू शकतात.
• जमा आणि प्रीपेड खर्च दुर्लक्ष करणे: जमा झालेला प्रशासकीय खर्च रेकॉर्ड करण्यात अयशस्वी झाल्यास किंवा प्रीपेड ॲडमिन खर्च योग्यरित्या अमॉर्टाईज करण्यात अयशस्वी झाल्यास कालावधी रिपोर्टिंगमध्ये जुळत नाही.
• कागदपत्रांचा अभाव: ॲडमिन खर्चासाठी अनुपलब्ध किंवा अपूर्ण डॉक्युमेंटेशन ऑडिट दरम्यान अनुपलब्ध होऊ शकते आणि टॅक्स कायद्यांतर्गत अशा खर्चाच्या वजावटीवर परिणाम करू शकते.

प्रशासकीय खर्चाचे ट्रॅकिंग करण्याचे महत्त्व

संस्थेच्या सर्व स्तरांवर आर्थिक शिस्त आणि कार्यात्मक पारदर्शकता राखण्यासाठी प्रशासकीय खर्च ट्रॅक करणे आवश्यक आहे. प्रमुख कारणांमध्ये समाविष्ट आहे:

• खर्च नियंत्रण आणि बजेट: ॲडमिन खर्चाची देखरेख करणे अधिक खर्च, बजेट मर्यादा अंमलात आणणे आणि एकूण खर्चाची कार्यक्षमता सुधारण्यास मदत करते.
• नफा विश्लेषण: प्रशासकीय खर्च थेट ऑपरेटिंग आणि निव्वळ नफ्याच्या मार्जिनवर परिणाम करत असल्याने, त्यांना ट्रॅक करणे बिझनेसला खरे नफ्याचे मूल्यांकन करण्यास आणि आवश्यक समायोजन करण्यास सक्षम करते.
• धोरणात्मक निर्णय घेणे: अचूक खर्चाचा डाटा चांगल्या आर्थिक अंदाज, संसाधन वाटप आणि वाढीसाठी किंवा पुनर्रचनेसाठी धोरणात्मक नियोजनाला सपोर्ट करतो.
• इन्व्हेस्टर आणि लेंडरचा विश्वास: चांगले डॉक्युमेंटेड आणि नियंत्रित ॲडमिन खर्च मजबूत गव्हर्नन्स आणि ऑपरेशनल मॅच्युरिटीला सिग्नल करतात, जे इन्व्हेस्टर, बँक आणि इतर भागधारकांमध्ये विश्वास वाढवू शकते.
• नियामक अनुपालन आणि टॅक्स कपात: योग्य ट्रॅकिंग हे सुनिश्चित करते की खर्च बिल आणि डॉक्युमेंटेशनद्वारे समर्थित आहेत, सुरळीत ऑडिट सुलभ करतात आणि कायदेशीर टॅक्स कपात सक्षम करतात.

रिअल-लाईफ केस स्टडी: एका कंपनीने 30% पर्यंत ॲडमिन खर्च कसा कमी केला

मिड-साईझ इंडियन एसएएएस (सॉफ्टवेअर-ॲज-ए-सर्व्हिस) कंपनी, टेक्नोव्हा सोल्यूशन्स, कामगिरी किंवा कर्मचाऱ्यांच्या समाधानाशिवाय धोरणात्मक हस्तक्षेपामुळे प्रशासकीय खर्चात महत्त्वपूर्ण कपात कशी होऊ शकते याचे एक आकर्षक उदाहरण प्रदान करते. कमी नफा मार्जिन आणि वाढत्या ओव्हरहेड्सचा सामना करीत, कंपनीच्या सीएफओने किमान 25% पर्यंत प्रशासकीय खर्च ट्रिम करण्याच्या उद्देशाने सहा महिन्यांचा खर्च-ऑप्टिमायझेशन प्रकल्प सुरू केला. त्यांनी 30% कपात कशी प्राप्त केली ते येथे दिले आहे:

• हायब्रिड वर्क मॉडेल स्वीकारले: त्यांच्या 60% कर्मचाऱ्यांना दूरस्थपणे काम करण्याची परवानगी देऊन, टेक्नोव्हाने त्याच्या कॉर्पोरेट ऑफिसची जागा कमी केली, मासिक भाडे आणि युटिलिटी खर्च वार्षिक ₹4.8 लाखांपर्यंत कमी केला.
• ऑटोमेटेड एचआर आणि पेरोल फंक्शन्स: कंपनीने क्लाउड-आधारित एचआरएमएस आणि पेरोल सॉफ्टवेअर लागू केले, मॅन्युअल प्रोसेसिंगची आवश्यकता दूर केली आणि एचआर टीमचा आकार 20% पर्यंत कमी केला, ज्यामुळे दरमहा अंदाजे ₹3 लाख बचत होते.
• एकत्रित वेंडर काँट्रॅक्ट्स: स्वच्छता, आयटी सपोर्ट आणि ऑफिस मेंटेनन्ससाठी अनेक सर्व्हिस काँट्रॅक्ट्स कमी विक्रेत्यांकडून बंडल्ड सर्व्हिसेससह पुन्हा वाटाघाटी केली गेली. यामुळे आऊटसोर्स्ड ॲडमिन खर्चात 15% घट झाली.
• डिजिटल डॉक्युमेंटेशनमध्ये शिफ्ट केले: ई-स्वाक्षरी, क्लाउड स्टोरेज आणि डिजिटल इनव्हॉईसिंगमध्ये जाऊन पेपरचा वापर, प्रिंटिंग आणि कुरिअर खर्च कमी करण्यात आला. यामुळे अनुपालन सुधारले आणि ऑडिट तयारीची वेळ कमी झाली.
• न वापरलेले सॉफ्टवेअर सबस्क्रिप्शन काढून टाकले: परवाना लेखापरीक्षणात न वापरलेल्या साधने आणि एसएएएस प्लॅटफॉर्मवर प्रति महिना ₹1.2 लाख खर्च केल्याचे उघड झाले. हे त्वरित रद्द किंवा डाउनग्रेड केले गेले.

निष्कर्ष

प्रशासकीय खर्च कदाचित ग्लॅमरस असू शकत नाही, परंतु ते प्रत्येक कार्यरत संस्थेचा मेरुदंड आहेत. ऑफिसमध्ये लाईट्स ठेवण्यापासून ते कायदेशीर आणि नियामक आवश्यकतांचे अनुपालन सुनिश्चित करण्यापर्यंत, हे खर्च बिझनेसचे दैनंदिन कामकाज सुरळीत करण्यास सक्षम करतात. ते थेट महसूल निर्माण करत नसले तरी, ते सर्व महसूल निर्मिती उपक्रमांना सहाय्य करण्यात महत्त्वाची भूमिका बजावतात. म्हणूनच शाश्वत नफा आणि दीर्घकालीन वाढीचे ध्येय असलेल्या कोणत्याही कंपनीसाठी प्रशासकीय खर्च ट्रॅक करणे, मॅनेज करणे आणि ऑप्टिमाईज करणे महत्त्वाचे आहे. या खर्चाचे स्वरूप, वर्गीकरण आणि आर्थिक परिणाम समजून घेऊन, बिझनेस माहितीपूर्ण निर्णय घेऊ शकतात, खर्च-बचतीच्या संधी ओळखू शकतात आणि कार्यात्मक कार्यक्षमता सुधारू शकतात. तुम्ही एक लहान स्टार्ट-अप असाल किंवा बहु-राष्ट्रीय उद्योगाची देखरेख करणारे सीएफओ असाल, प्रशासकीय खर्चाचे नियंत्रण मिळवणे हे केवळ खर्च कमी करण्याविषयी नाही- हे स्मार्ट, शिकाऊ आणि अधिक लवचिक संस्था तयार करण्याविषयी आहे.