जमा झालेला खर्च

अकाउंटिंग आणि फायनान्शियल रिपोर्टिंगच्या क्षेत्रात, व्यवसायाच्या फायनान्शियल आरोग्याचे खरे आणि योग्य दृष्टीकोन सादर करण्यात जमा झालेला खर्च महत्त्वाची भूमिका बजावतो. हे असे खर्च आहेत जे अकाउंटिंग कालावधीदरम्यान झाले आहेत परंतु अद्याप इनव्हॉईस सारख्या औपचारिक डॉक्युमेंटेशनद्वारे देय किंवा रेकॉर्ड केलेले नाहीत. अकाउंटिंगच्या ॲक्रुअल बेसिस अंतर्गत मान्यताप्राप्त, उपार्जित खर्च हे सुनिश्चित करतात की खर्च हे उत्पन्न करण्यास मदत करणाऱ्या महसूलाशी जुळतात, मग कॅश प्रत्यक्षात कधी वितरित केली गेली असेल याची पर्वा न करता. उदाहरणार्थ, जर कंपनीला मार्चमध्ये सेवा प्राप्त झाली परंतु एप्रिलमध्ये त्यांच्यासाठी देय करण्याची योजना असेल तर अकाउंटिंग अचूकता राखण्यासाठी ते अद्याप मार्चमध्ये खर्च रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे. सामान्य उदाहरणांमध्ये जमा झालेले वेतन, देय इंटरेस्ट, युटिलिटी बिल आणि देय टॅक्स यांचा समावेश होतो. जमा झालेला खर्च सामान्यपणे कंपनीच्या बॅलन्स शीटवर वर्तमान दायित्वे म्हणून सूचीबद्ध केला जातो आणि जागतिक स्तरावर Ind as इन इंडिया किंवा IFRS सारख्या अकाउंटिंग स्टँडर्डचे पालन करण्यासाठी महत्त्वाचे आहेत. त्यांची वेळेवर मान्यता आर्थिक पारदर्शकता सुधारते, चांगल्या अंदाजात मदत करते आणि अचूक नफ्याची गणना सुनिश्चित करते.

उपार्जित खर्च म्हणजे काय?

जमा झालेला खर्च म्हणजे कंपनीने केलेला परंतु अद्याप देय केलेला किंवा औपचारिकरित्या अकाउंटिंग कालावधीच्या शेवटी रेकॉर्ड केलेला खर्च. जेव्हा वस्तू किंवा सेवा प्राप्त झाली असतील तेव्हा हे खर्च उद्भवतात, परंतु संबंधित पेमेंट किंवा बिल अद्याप जारी केलेले नाही. अकाउंटिंगच्या ॲक्रुअल बेसिस अंतर्गत, बिझनेसना अशा खर्चांना ज्या कालावधीत ते झाले आहेत त्या कालावधीत ओळखणे आवश्यक आहे, जेव्हा कॅश प्रत्यक्षात भरली जाते तेव्हा नाही. हे सुनिश्चित करते की कंपनीचे फायनान्शियल स्टेटमेंट त्या कालावधीसाठी सर्व दायित्व आणि खर्च अचूकपणे दर्शविते. जमा झालेला खर्च सामान्यपणे बॅलन्स शीटमध्ये "वर्तमान दायित्वे" अंतर्गत दाखविला जातो आणि यामध्ये न भरलेले वेतन, जमा झालेले व्याज, भाडे, कर आणि युटिलिटी शुल्क यासारख्या वस्तूंचा समावेश असू शकतो. भारतीय संदर्भात, प्राप्तिकर कायदा, 1961 अंतर्गत भारतीय लेखा मानक (इंड एएस) आणि कर नियमनांचे पालन करण्यासाठी, विशेषत: लेखापरीक्षणाच्या अधीन असलेल्या व्यवसायांसाठी उपार्जित खर्च ओळखणे आवश्यक आहे. हे अचूकपणे रेकॉर्ड करण्यात अयशस्वी झाल्यास चुकीचे आर्थिक परिणाम होऊ शकतात, ज्यामुळे टॅक्स कॅल्क्युलेशन पासून ते इन्व्हेस्टरच्या आत्मविश्वासापर्यंत सर्व गोष्टींवर परिणाम होऊ शकतो.

ते फायनान्समध्ये महत्त्वाचे का आहेत?

जमा झालेला खर्च बिझनेसला त्यांच्या खर्चाशी जुळण्याची परवानगी देतो, जेव्हा ते घडतात, तेव्हा कॅश प्रत्यक्षात भरले जात नाही. हा दृष्टीकोन आर्थिक आरोग्याचा स्पष्ट, अधिक अचूक फोटो देतो - विशेषत: ॲक्युरल अकाउंटिंग वापरणाऱ्या कंपन्यांसाठी.

संकल्पना समजून घेणे

ॲक्रुअल वर्सिज कॅश अकाउंटिंग

ॲक्रुअल अकाउंटिंग आणि कॅश अकाउंटिंग हे दोन मूलभूत पद्धती आहेत ज्यांचा वापर फायनान्शियल ट्रान्झॅक्शन रेकॉर्ड करण्यासाठी केला जातो, प्रत्येक वेळेसाठी भिन्न दृष्टीकोन दर्शविते. ॲक्रुअल अकाउंटिंगमध्ये, जेव्हा ते कमावले जातात किंवा खर्च केले जातात तेव्हा महसूल आणि खर्च रेकॉर्ड केले जातात, मग ते प्रत्यक्षात कॅश प्राप्त किंवा देय केली जाते याची पर्वा न करता. ही पद्धत जुळणार्‍या तत्त्वाशी संरेखित करते, उत्पन्न आणि संबंधित खर्च समान अकाउंटिंग कालावधीमध्ये मान्यताप्राप्त असल्याची खात्री करते, ज्यामुळे कंपनीच्या आर्थिक कामगिरीचे अधिक अचूक आणि सर्वसमावेशक दृश्य प्रदान केले जाते. दुसऱ्या बाजूला, कॅश अकाउंटिंग रेकॉर्ड ट्रान्झॅक्शन केवळ तेव्हाच जेव्हा कॅश बदल प्राप्त झाल्यावर हात-महसूल ओळखले जाते आणि जेव्हा भरले जाते तेव्हा खर्च रेकॉर्ड केले जातात. कॅश अकाउंटिंग सोपे आहे आणि अनेकदा लहान व्यवसाय आणि व्यक्तींद्वारे वापरले जाते, परंतु ते उद्योगाची खरे आर्थिक स्थिती दर्शवू शकत नाही, विशेषत: जर महत्त्वाचे देय किंवा प्राप्तीयोग्य असेल. भारतात, कंपनीज ॲक्ट, 2013 द्वारे नियंत्रित कंपन्या आणि भारतीय अकाउंटिंग स्टँडर्ड्स (इंड एएस) चे पालन करणे आवश्यक असलेल्यांना ॲक्रुअल पद्धत वापरणे अनिवार्य आहे, ज्यामुळे वैधानिक ऑडिटच्या अधीन असलेल्या मोठ्या संस्था आणि संस्थांसाठी ते मानक बनते.

जमा खर्च कसे काम करतात

वेळ-आधारित मान्यता: जमा झालेला खर्च वेळेवर दायित्वाच्या पुस्तकांमध्ये रेकॉर्ड केला जातो, जेव्हा पेमेंट केले जाते तेव्हा नाही. हे कंपन्यांना दिलेल्या अकाउंटिंग कालावधीसाठी ऑपरेशन्सचा वास्तविक खर्च दर्शविण्याची परवानगी देते.
दायित्व निर्मिती: जेव्हा खर्च जमा केला जातो, तेव्हा त्याला बॅलन्स शीटवरील वर्तमान दायित्व म्हणून मानले जाते. हे दर्शविते की कंपनीकडे आधीच प्राप्त झालेल्या वस्तू किंवा सेवांसाठी ठराविक रक्कम आहे.
मॅचिंग प्रिन्सिपल कम्प्लायन्स: जमा झालेला खर्च अकाउंटिंगच्या जुळणार्‍या तत्त्वाचे पालन सुनिश्चित करतात, ज्यासाठी खर्च रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे जसे ते उत्पन्न करण्यास मदत करतात.
जर्नल प्रवेश फॉरमॅट: सामान्य प्रवेशामध्ये खर्च खाते डेबिट करणे (उदा. वेतनाचा खर्च) आणि जमा झालेले दायित्व खाते (उदा. जमा वेतन देय) जमा करणे समाविष्ट आहे.
पुढील कालावधीमध्ये रिव्हर्सल: एकदा पुढील कालावधीमध्ये वास्तविक पेमेंट केल्यानंतर, दायित्व अकाउंट डेबिट करून आणि कॅश किंवा बँक अकाउंट क्रेडिट करून जमा दायित्व क्लिअर केले जाते.

जमा झालेल्या खर्चाचे प्रकार

जमा झालेले वेतन आणि वेतन: ही कर्मचारी भरपाई रक्कम आहे जी एका कालावधीदरम्यान कमावली गेली आहे परंतु त्या कालावधीच्या शेवटी अद्याप भरलेली नाही. उदाहरणार्थ, एप्रिलमध्ये भरलेल्या मार्चच्या शेवटच्या आठवड्याचे वेतन मार्चच्या अकाउंटमध्ये जमा वेतन म्हणून रेकॉर्ड केले जातात.
जमा व्याज: यामुळे लोन किंवा लोनवर जमा झालेले इंटरेस्ट संदर्भित आहे परंतु अद्याप भरलेले किंवा बिल केलेले नाही. भविष्यातील तारखेसाठी इंटरेस्ट पेमेंट शेड्यूल केले असले तरीही लोन घेण्याचा खर्च दर्शविण्यासाठी हे रेकॉर्ड केले जाते.
जमा झालेले भाडे: जेव्हा एखादी कंपनी प्रॉपर्टी घेते आणि भाडे देयक पुढील महिन्यात देय असते, तेव्हा अचूक व्यवसाय खर्च दर्शविण्यासाठी वर्तमान कालावधीसाठी न भरलेले भाडे जमा खर्च म्हणून मानले जाते.
जमा कर: यामध्ये जीएसटी, टीडीएस किंवा कॉर्पोरेट इन्कम टॅक्स दायित्वांसारखे टॅक्स समाविष्ट आहेत जे देय आहेत परंतु फायनान्शियल कालावधीच्या शेवटी अद्याप भरलेले नाहीत. ते भारतीय कायद्यांतर्गत वैधानिक आणि कर नियमनांचे पालन करण्यासाठी जमा होणे आवश्यक आहे.
उपलब्ध उपयुक्तता: एका कालावधीदरम्यान वापरलेल्या वीज, पाणी, गॅस किंवा इंटरनेट सेवांशी संबंधित खर्च परंतु अद्याप युटिलिटी प्रदात्याद्वारे बिल केलेले नाही हे उपयुक्तता मानले जाते आणि त्यानुसार रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे.

भारतीय संदर्भात परिणाम

Ind AS अंतर्गत अनिवार्य: भारतीय कंपन्या, विशेषत: कंपनीज ॲक्ट, 2013 अंतर्गत कव्हर केलेल्या आणि भारतीय अकाउंटिंग स्टँडर्ड (इंड एएस) चे पालन करणे आवश्यक आहे, अचूक कालावधी-आधारित रिपोर्टिंग सुनिश्चित करण्यासाठी जमा झालेला खर्च रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे. हे वैधानिक रिपोर्टिंग आणि ऑडिट्ससाठी अनिवार्य ॲक्रुअल बेसिससह संरेखित करते.
प्राप्तिकर कायदा, 1961 अंतर्गत कर अनुपालन: प्राप्तिकर कायद्याच्या कलम 43B नुसार, काही खर्च (जसे वैधानिक देय, बोनस, लीव्ह एनकॅशमेंट) केवळ जमा करणे आवश्यक नाही तर कर हेतूंसाठी कपात म्हणून अनुमती देण्यासाठी विहित वेळेच्या आत देखील भरले जाणे आवश्यक आहे. असे करण्यात अयशस्वी झाल्यास खर्चाची भरपाई आणि जास्त करपात्र उत्पन्न होऊ शकते.
जीएसटी दायित्वे: पुढील महिन्यासाठी टॅक्स पेमेंट शेड्यूल केले असले तरीही जमा जीएसटी संबंधित खर्च (जसे की रिव्हर्स शुल्क दायित्वे) मान्यताप्राप्त करणे आवश्यक आहे, ज्यामुळे कंपनी जीएसटी फाईलिंग टाइमलाईनचे पालन करते याची खात्री होते.
ॲक्रुअलवर टीडीएस कपात: भारतीय टॅक्स कायद्यांतर्गत, व्यावसायिक शुल्क, भाडे किंवा व्याज यासारख्या काही खर्चांच्या जमा होण्याच्या वेळी स्त्रोतावर कपात केलेला टॅक्स (टीडीएस) दायित्वे अनेकदा उद्भवतात, जेव्हा ते भरले जातात तेव्हा नाही. त्यामुळे दायित्व रेकॉर्ड केल्याबरोबर कंपन्यांनी टीडीएस कपात आणि डिपॉझिट करणे आवश्यक आहे.
ऑडिट आणि नियामक छाननी: भारतातील लेखापरीक्षक आणि नियामक अचूकतेसाठी जमा झालेल्या खर्चाची बारीक तपासणी करतात. चुकीचे स्टेटमेंट किंवा नॉन-रेकॉर्डिंग यामुळे सेबी किंवा एमसीए सारख्या नियामक संस्थांसह पात्र ऑडिट मत, दंडात्मक कृती किंवा अनुपालन जोखीम होऊ शकतात.

उपार्जित खर्चासह आव्हाने

अंदाज त्रुटी: प्राप्त खर्च अनेकदा वास्तविक बिल किंवा बिलांच्या अनुपस्थितीत अंदाजावर अवलंबून असतात. चुकीच्या अंदाजामुळे अतिरिक्त किंवा समजलेले दायित्वे होऊ शकतात, जे फायनान्शियल स्टेटमेंट विकृत करू शकतात आणि भागधारकांना दिशाभूल करू शकतात.
मॅन्युअल रेकॉर्डिंग रिस्क: ज्या व्यवसायांमध्ये अकाउंटिंग मॅन्युअली किंवा मूलभूत सिस्टीमद्वारे केले जाते, तेथे जमा झालेला खर्च डाटा एंट्री चुका, ड्युप्लिकेशन किंवा ओमिशन्सची शक्यता असते, ज्यामुळे चुकीचा रिपोर्ट करण्याची जोखीम वाढते.
लेखापरीक्षण आणि अनुपालन समस्या: जमा झालेला खर्च नफा आणि तोटा अकाउंट आणि बॅलन्स शीट दोन्हीवर परिणाम करत असल्याने, लेखापरीक्षक त्यांची काळजीपूर्वक छाननी करतात. योग्य डॉक्युमेंटेशनचा अभाव, गृहीत धारणा किंवा योग्यतेमुळे ऑडिट पात्रता किंवा रेग्युलेटरी रेड फ्लॅग होऊ शकतात.
सामंजस्य अडचणी:जमा झालेला खर्च ट्रॅक करणे आणि पुढील कालावधीमध्ये वास्तविक बिल किंवा देयकांसह त्यांना जुळवणे वेळ घेऊ शकते. वारंवार जुळत नसलेल्या किंवा सामंजस्य न झालेल्या वस्तूंमुळे अकाउंटिंग बॅकलॉग किंवा पुस्तके बंद करण्यास विलंब होऊ शकतो.
टॅक्स कपातीसह दिशाभूल:जर प्राप्तिकर कायदा, 1961 च्या कलम 43B अंतर्गत निर्दिष्ट केलेल्या वेळेच्या आत जमा झालेला खर्च भरला नसेल तर त्यांना कपात म्हणून अनुमती दिली जाऊ शकत नाही, ज्यामुळे कंपनीचे कर दायित्व वाढते.

प्राप्त खर्च मॅनेज करण्यासाठी सर्वोत्तम पद्धती

स्पष्ट ॲक्रुअल पॉलिसी स्थापित करा: कंपन्यांनी विभागांमध्ये जमा झालेल्या खर्चाची ओळख आणि रेकॉर्डिंग करण्यासाठी प्रमाणित धोरणे आणि कट-ऑफ प्रक्रिया राबवली पाहिजेत. हे एकसमान उपचार सुनिश्चित करते आणि महिना-अखेर किंवा वर्ष-अखेरच्या क्लोजर दरम्यान गोंधळ कमी करते.
अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर किंवा ईआरपी सिस्टीम वापरा: विश्वसनीय अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर (जसे की टॅली, क्विकबुक किंवा एसएपी) द्वारे ॲक्रुअल प्रोसेस ऑटोमेट करणे मॅन्युअल त्रुटी कमी करण्यास मदत करते, वेळेवर प्रवेश सुनिश्चित करते आणि वेतन, भाडे किंवा इंटरेस्ट सारख्या रिकरिंग ॲक्रुअल्ससाठी पूर्वनिर्धारित नियमांचा वापर करून अचूकता सुधारते.
नियमित समन्वय आणि रिव्ह्यू: जमा खर्च आणि वास्तविक बिल किंवा पेमेंट दरम्यान मासिक किंवा तिमाही समाधान आयोजित करणे ड्युप्लिकेशन्स किंवा दीर्घकालीन न भरलेले दायित्वे टाळण्यास मदत करते. हे पुढील कालावधीमध्ये जमा होण्याचे योग्य रिव्हर्सल सुनिश्चित करण्यास देखील मदत करते.
मजबूत सहाय्यक डॉक्युमेंटेशन राखणे: प्रत्येक जमा झालेल्या प्रवेशासाठी, करार, अंतर्गत मेमो, अंदाज किंवा सेवा रेकॉर्ड सारखे सहाय्यक पुरावे राखणे. ऑडिट दरम्यान आणि अंतर्गत नियंत्रण अनुपालनासाठी हे महत्त्वाचे आहे.
विभागीय इनपुटचा समावेश करा: अनबिल्ड सेवा किंवा खर्च ओळखण्यासाठी फायनान्स टीमने इतर विभागांसह (उदा., एचआर, खरेदी, ॲडमिन) सहयोग करावा. क्रॉस-फंक्शनल समन्वय ॲक्रुअल रेकॉर्डची पूर्णता सुधारते.

जमा झालेल्या खर्चाचे व्यवस्थापन करण्यासाठी तांत्रिक साधने

एंटरप्राईज रिसोर्स प्लॅनिंग (ईआरपी) सिस्टीम्स: SAP, ओरेकल नेटसूट आणि मायक्रोसॉफ्ट डायनॅमिक्स सारखे मजबूत ERP प्लॅटफॉर्म अकाउंटिंगसह विविध बिझनेस फंक्शन्स एकत्रित करतात आणि ऑटोमेटेड ॲक्रुअल ट्रॅकिंगला अनुमती देतात. ही सिस्टीम रिकरिंग ॲक्रुअल एंट्री निर्माण करू शकतात, रिव्हर्सल शेड्यूल करू शकतात आणि वास्तविक वेळेत बजेट किंवा कॉस्ट सेंटरशी खर्च लिंक करू शकतात.
क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर: टॅली प्राईम, क्विकबुक, झोहो बुक आणि झिरो सारखे टूल्स लहान आणि मध्यम आकाराच्या व्यवसायांसाठी तयार केलेले यूजर-फ्रेंडली इंटरफेस आणि वैशिष्ट्ये ऑफर करतात. हे टूल्स रिकरिंग जमा खर्चाची (जसे की भाडे, वेतन आणि व्याज) ऑटोमॅटिक पोस्टिंग सक्षम करतात, मॅन्युअल जर्नल प्रवेशांवर अवलंबून राहतात.
खर्च व्यवस्थापन प्लॅटफॉर्म: खर्चिक, SAP कॉन्कर आणि झोहो खर्चासारखे सॉफ्टवेअर कर्मचारी प्रतिपूर्ती, प्रवासाचा खर्च आणि विक्रेत्याचे बिल सुव्यवस्थित करतात. ते इनव्हॉईस सबमिट किंवा मंजूर होण्यापूर्वी अनपोस्टेड खर्च ओळखण्यास आणि खर्च ऑटोमेट करण्यास मदत करतात.

निष्कर्ष

जमा झालेला खर्च, जरी अनेकदा घटनांच्या मागे काम करत असला तरी, अचूक फायनान्शियल रिपोर्टिंग आणि जबाबदार अकाउंटिंगचा पाया आहे. ते सुनिश्चित करतात की कंपनीचे दायित्व आणि खर्च योग्य अकाउंटिंग कालावधीमध्ये रेकॉर्ड केले जातात-पेमेंट प्रत्यक्षात कधी केले जाते याची पर्वा न करता-त्याच्या फायनान्शियल आरोग्याचे खरे आणि पारदर्शक दृश्य ऑफर करते. हे विशेषत: भारतीय अकाउंटिंग स्टँडर्ड्स (इंड एएस) द्वारे अनिवार्य असलेल्या ॲक्रुअल अकाउंटिंग पद्धती अंतर्गत महत्त्वाचे बनते, जिथे व्यवसायांनी महसूल निर्मितीसह खर्चाची मान्यता संरेखित करणे आवश्यक आहे. अर्जित खर्च योग्यरित्या मॅनेज करून, कंपन्या कॅश फ्लो प्लॅनिंग सुधारू शकतात, टॅक्स आणि नियामक अनुपालन पूर्ण करू शकतात आणि ऑडिट दरम्यान महागड्या त्रुटी टाळू शकतात. तथापि, ही प्रोसेस त्यांच्या आव्हानांशिवाय नाही-अंदाजे त्रुटी, मॅन्युअल चुका आणि अनुपालन जोखीमांसाठी लक्ष आणि सक्रिय व्यवस्थापन आवश्यक आहे. आधुनिक अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरचा लाभ घेणे, जर्नल एंट्री ऑटोमेटिंग करणे, प्रशिक्षण कर्मचारी आणि कठोर अंतर्गत नियंत्रणांची अंमलबजावणी करणे व्यवसायांना ॲक्रुअल मॅनेजमेंटमध्ये अचूकता आणि सातत्य राखण्यास मदत करू शकते. वेळेवर आर्थिक निर्णयांद्वारे प्रेरित जगात, जमा झालेल्या खर्चाचे अचूक हाताळणी प्रतिक्रियात्मक अंदाज आणि धोरणात्मक दूरदृष्टी दरम्यान फरक असू शकतो.

सर्व शब्द