એક ટ્રસ્ટ ફર્મ, બેંક અથવા અન્ય સમાન સંસ્થા કોર્પોરેશન દ્વારા દરેક રોકાણકારના એકાઉન્ટ બૅલેન્સને ટ્રૅક કરવા અને રોકાણકારના નાણાકીય રેકોર્ડ્સને મેનેજ કરવા માટે ટ્રાન્સફર એજન્ટ તરીકે નિયુક્ત કરવામાં આવે છે. ટ્રાન્સફર એજન્ટ ટ્રાન્ઝૅક્શનને ટ્રૅક કરે છે, સર્ટિફિકેટ રદ કરે છે અને જારી કરે છે, રોકાણકારના મેઇલિંગની પ્રક્રિયા કરે છે અને અન્ય રોકાણકારની મુશ્કેલીઓ જેમ કે ખોવાઈ ગયેલ અથવા ચોરાઈ ગયેલ પ્રમાણપત્રો ફરીથી જારી કરે છે તેની કાળજી લે છે.
સુનિશ્ચિત કરવા માટે કે રોકાણકારોને સમયસર તેમના ડિવિડન્ડ અને વ્યાજની ચુકવણી મળે, ટ્રાન્સફર એજન્ટો અને રજિસ્ટ્રાર નજીકથી સહયોગ કરે છે. મ્યુચ્યુઅલ ફંડ શેરધારકોને માસિક ઇન્વેસ્ટમેન્ટ સ્ટેટમેન્ટ મોકલવું પણ ટ્રાન્સફર એજન્ટ દ્વારા સંચાલિત કરવામાં આવે છે. સામાન્ય અને પસંદગીના સ્ટૉકના શેરધારકો કોર્પોરેટ મર્જર અને કંપનીના વેચાણ જેવા નોંધપાત્ર કોર્પોરેટ નિર્ણયો પર મતદાન કરવા માટે હકદાર છે. ટ્રાન્સફર એજન્ટ, જે શેરધારકોને પ્રોક્સીની માહિતી પ્રદાન કરે છે, આ મતોની સુવિધા આપે છે.
ટ્રાન્સફર એજન્ટ શેરધારકોને વાર્ષિક રિપોર્ટ પણ પ્રદાન કરે છે, જેમાં કંપનીઓના ઑડિટ કરેલા નાણાંકીય એકાઉન્ટનો સમાવેશ થાય છે. વધુમાં, વર્ષના અંતે, ટ્રાન્સફર એજન્ટો અને રજિસ્ટ્રાર રોકાણકારોને ફેડરલ ટૅક્સની માહિતી પ્રદાન કરવા માટે એકસાથે કામ કરે છે, જેમાં ડિવિડન્ડ અને વ્યાજની વિગતો તેમજ સમગ્ર વર્ષ દરમિયાન કરેલી સુરક્ષા ટ્રાન્સફર વિશેની માહિતી શામેલ છે.
